Co powinna zawierać umowa na projekt wnętrza?

Artykuł został przygotowany na podstawie live’a, który odbył się w grupie Biznes Projektowy. Moim gościem była prawniczka, właścicielka SoInLaw – Weronika Bednarska. Weronika wraz z zespołem, specjalizuje się w prawie dla branży kreatywnej, i jak to sama określa: bez sztywnej gadki i bez garsonki. Współpracuje m.in. z grafikami, architektami wnętrz i fotografami. Jest autorką mojej umowy na projekt wnętrza, na której pracuję od ponad dwóch lat, a wzór tej umowy jest dostępny TUTAJ.

Podczas naszego spotkania na żywo, zapytałam Weronikę o wszystkie kluczowe kwestie, które powinny być zawarte w umowie. Bo jak wiadomo, jest to bardzo ważny dokument który porządkuje i normalizuje współpracę, oraz komunikację z klientem. Z jednej strony umowa chroni interesy obu stron, z drugiej zabezpiecza przed sytuacjami problemowymi.

 

#1. PRZEDE WSZYSTKIM WEWNĘTRZNIE SPÓJNA!

Bardzo istotne jest, aby umowa na projekt wnętrza była wewnętrznie spójna. Co to oznacza? Że poszczególne postanowienia nie mogą być ze sobą sprzeczne, na przykład określając termin realizacji na dwa różne sposoby. W razie jakichkolwiek problemów lub roszczeń, bardzo trudno będzie rozstrzygnąć kto ma rację.
Tworząc swoją umowę na projekt wnętrza nie warto nieprzemyślanie kopiować i układać paragrafy korzystając z innych umów. Lepiej zakupić dobrze przygotowany wzór i na nim pracować.

Umowa na projekt wnętrza wraz z komentarzami,  dla architekta lub projektanta wnętrz.

#2. PRZEDMIOT I OBIEKY UMOWY

Praca projektanta czy architekta wnętrz nie jest tzw. zero-jedynkowa. To oznacza, że trudno obiektywnie określić zakres prac. Wyobrażenia klienta na temat oferowanej usługi, mogą mocno się różnić od tego, które będzie świadczone przez zleceniobiorcę. Dlatego warto w umowie bardzo drobiazgowo określić jej przedmiot: każdy etap współpracy oraz kolejność prac.

Aby szczegółowo rozpisać etapy współpracy, warto do umowy dołączyć dokument (załącznik), w którym znajdzie się nie tylko opis poszczególnych prac, ale również zostaną zawarte inspiracje dotyczące projektu (mogą to być zdjęcia przesłane przez klienta, wstępne ustalenia mailowe, czy notatki ze spotkania).
W tym miejscu można również zawrzeć odpowiedzi na Listę Pytań , które jednoznacznie określają potrzeby klienta względem projektowanej przestrzeni.
Opisując każdy z etapów współpracy, warto odnieść go do części wynagrodzenia za projekt (kwotowo lub procentowo). Tym samym przy ewentualnym wcześniejszym zakończeniu współpracy, łatwiej będzie rozliczyć zakończone etapy. 

Drugą istotną kwestią przy przedmiocie umowy, jest określenie obiektu umowy, czyli nieruchomości której projekt dotyczy. Ten zapis zapobiega realizacji projektu w kilku identycznych inwestycjach (np. w domach szeregowych). 

 

#3. STRONY UMOWY 

Pracując z inwestorem prywatnym, do umowy wystarczające będę podstawowe dane: imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz PESEL.
Przy grupie inwestorów prywatnych (dwóch lub więcej), dobrą praktyką jest nie tylko uwzględnienie wszystkich osób w umowie (bo w razie problemów odpowiedzialność będzie solidarna), ale także wyznaczenie osoby, która będzie wszystkich reprezentować.

Z kolei podpisując umowę ze spółką, należy sprawdzić czyje nazwisko będzie widniało jako strona umowy – niezbędnym jest bowiem, aby osoba podpisująca się była do tego upoważniona, czyli była wymieniona w KRS-ie.

 

#4. HARMONOGRAM PRAC 

Harmonogram prac jest ściśle związany z przedmiotem umowy – to co będzie się działo w kolejnych etapach projektu, musi być określone w czasie. Ustalając harmonogram prac warto posługiwać się przedziałami czasowymi (np. 30 dni, 6 tygodni), a nie konkretnymi datami (np. 15 lutego), bo nawet jeśli wybrany etap przedłuży się, to kolejny rozpocznie się od zakończenia prac nad poprzednim, i będzie trwać określoną ilość czasu, a nie do określonej daty w kalendarzu.

W harmonogramie prac, oprócz określenia czasu na wykonanie poszczególnych etapów projektu, należy również określić:

• czas w którym klient ma wnieść poprawki do danego etapu (np. 7 dni), a w przypadku braku odpowiedzi zapis, że po upływie określonego terminu przyjmuje się że projekt / etap został zaakceptowany. Dobrą praktyką w czasie trwania umowy, jest zbieranie potwierdzeń i akceptacji kolejnych etapów projektu (one mogą być pomocne przy rozwiązaniu sytuacji konfliktowej, jeśli taka wystąpi).

• ilość poprawek do etapu projektu. Warto je określić jako serie poprawek, bo w jednym dokumencie (np. mailu) jest zebrane wszystko to, co wymaga korekty. Jednocześnie warto zastrzec w umowie, że poprawki nie mogą dotyczyć zamkniętych etapów projektu.

 

#5. WYNAGRODZENIE

Określając wynagrodzenie ze projekt wnętrza, warto podzielić go na części odpowiadające poszczególnym etapom. Może to być określone kwotowo lub procentowo, na przykład: przy podpisaniu umowy 30% wartości projektu, po przekazaniu projektu wizualizacji 40% wartości projektu, i ostatnie 30% po przekazaniu projektu wykonawczego. Dodatkowo należy określić termin płatności, i tutaj również warto posłużyć się przedziałem czasowym a nie datą (na przykład na 7 od dnia wystawienia i przekazania prawidłowo wystawionej faktury). 

Bardzo dobrą praktyką jest wpisanie do umowy postanowienia, które określa że architekt/projektant przystępuje do pracy (lub rozpoczęcia kolejnego etapu prac) po opłaceniu faktury, czyli zaksięgowaniu płatności. Takie zapis mobilizuje również klienta do terminowych płatności, tak aby prace nad projektem nie miały niepotrzebnych przestojów. 

 

#6. PRAWO AUTORSKIE DO PROJEKTU

Z natury prawa autorskiego, projekty wnętrz bedą bardzo rzadko utworami, czyli przedmiotami ochrony. Projekt wnętrza to pewne zakomponowanie elementów, które wynikają z funkcji danego pomieszczenia i aktualnych trendów.
Pomimo wszytko warto zapisać w umowie, że projekt wnętrza jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego, a klient ma prawo do wykorzystania tego projektu tylko w określonej w umowie  lokalizacji. Tym samym nie dajemy możliwości multiplikowana projektu.

W tym punkcie warto również wpisać postanowienie, że projekt nie może być samodzielnie modyfikowany przez inwestora. Ewentualnie wszystkie zmiany, powinny być konsultowane z projektantem/architektem.

 

#7. PROJEKT PROWADZONY ZA GRANICĄ / ZAGRANICZNY INWESTOR 

Przy prowadzeniu projektu za granicą, lub współpracując z zagranicznym inwestorem, w pierwszej kolejności należy wybrać prawo właściwe. Innymi słowy mówiąc, w razie konfliktu i postępowania sądowego, należy sprecyzować według jakiego prawa będzie oceniana umowa: prawa polskiego czy prawa lokalizacji nieruchomości. 

Drugą istotną kwestią jest określenie sądu, który będzie właściwy do rozstrzygania sporów, czyli w jakim miejscu będzie prowadzony proces. Sprecyzowanie porządku prawnego daje nam pewność, że w razie problemów i wystąpienia sprawy na drogę sądową, będziemy wiedzieli jakiemu prawu podlega umowa. Pozwoli to unikać chaosu i niepotrzebnych kosztów. Dobrym rozwiązaniem jest wpisanie prawa polskiego, oraz sądu zgodnego z miejscem zamieszkania autora projektu. 

Dobrą praktyką przy projekcie zagranicznym jest określenie i wpisanie w umowę  sposobu rozliczania kosztów podróży do miejsca inwestycji. Dodatkowo warto zastrzec w umowie, że to klient odpowiada za sprawdzenie i wypełnienie obowiązków prawnych związanych z przeprowadzeniem remontu (pozwolenia, wymagane dokumenty), a nie jest to odpowiedzialnością projektanta/architeka.

 

#8. DODATKOWE POSTANOWIENIA

Co jeszcze warto wpisać do umowy?

Przede wszystkim wyłączenie od odpowiedzialności za pracę osób trzecich, czyli na przykład za  ekipę wykonawczą czy stolarnię, tak aby ewentualne ich błędy nie spadły na barki autora projektu. Idąc tym tropem, warto również wpisać w umowę wyłączenie od odpowiedzialności za jakość zakupionych produktów do realizacji projektu (np. podłogę, armaturę czy meble) – to jest odpowiedzialnością producenta.

Ostatnią kwestią, której zapis może się pojawić w umowie, to możliwość rozwiązania jej przed zakończeniem pracy nad projektem. To nam daje pewne poczucie bezpieczeństwa w sytuacji, kiedy współpraca jest bardzo trudna, a porozumienie między stronami nie jest możliwe.

 

#9. SYTUACJE PROBLEMOWE

Kiedy zaczynają się pojawiać problemy przy współpracy z klientem, a komunikacja wchodzi na bardzo oficjalne tory, warto od razu skonsultować się z prawnikiem. Pomoże on zabezpieczyć moment w którym jest sprawa, tak by zbyt dużo nie zostało powiedziane.
Bardzo często „wejście” w sytuację konfliktową prawnika, pozwala rozwiązać problem polubownie. Jeśli jednak „dogadanie się” nie jest możliwe, prawnik pomoże przygotować sprawę do procesu sądowego.

 

PODSUMOWANIE 

Mówi się że umowę piszemy na złe czasy. Dobrze sporządzona umowa, będzie chronić interesy obu stron i porządkować współpracę, a jeśli potrzeba –  zabezpieczy przed sytuacjami konfliktowymi. 

Jeśli jeszcze nie masz swojej umowy, to zachęcam Cię do pracy z moim wzorem. Jeśli będziesz potrzebować personalizacji, to polecam kontakt z kancelarią SoInLaw.