Jak sprawnie prowadzić projekt wnętrza?

Projekt wnętrza to duży temat, wiedzą o tym nie tylko architekci i projektanci wnętrz, ale także te osoby, które same zaprojektowały swoje mieszkanie. Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest: jak sprawnie prowadzić projekt wnętrza, tak aby całość szła do przodu?

Odpowiedź na to pytanie nie łatwa. Bo projekt to proces, który uzależniony jest od wielu czynników, a dodatkowo bierze w nim udział mnóstwo osób na różnych etapach. Wiem doskonale, że każdy projekt jest inny, każdy inwestor jest inny i prawie zawsze okoliczności są zupełnie inne. Jednak pomimo tego, staram się by projekty które prowadzę szły do przodu: skupiam się na kluczowych zadaniach i nie tracę niepotrzebnie czasu. 

Jak to robię? Mam na to kilka sposobów.

1. UMOWA

Absolutną podstawą sprawnego prowadzenia projektu jest umowa. Dlaczego? Bo właśnie ten jeden dokument, jest strażnikiem czasu. Zarówno mojego jak i inwestora. To właśnie w umowie są ustalenia związane z terminem oddania przeze mnie kolejnych etapów prac, kolejnych wizualizacji czy listy produktów. To również w umowie jest zapis o ilości poprawek którą ma do dyspozycji inwestor, w momencie kiedy będzie chciał coś zmienić. 

Dobra umowa, z określonymi terminami i zasadami, jest swojego rodzaju kręgosłupem – trzyma współpracę „w pionie” i pozwala sprawnie realizować zadania. 

Jeśli potrzebujesz wzoru, który nie tylko określa podstawowe warunki współpracy, ale także określa jej etapy, reguluje prawa autorskie do projektu, a także wyłącza od odpowiedzialności za działalność osób trzecich, to zapraszam TUTAJ

2. OMÓWIENIE UMOWY I ZASAD WSPÓŁPRACY 

Dobra umowa i określenie podstawowych warunków współpracy to jedno, ale omówienie treści tego dokumentu, to drugi ważny element sprawnego prowadzenia projektu.
Zawsze poświęcam jedno spotkanie, aby omówić treść umowy. Uważam, że to jest inwestycja która może się bardzo szybko zwrócić, właśnie w momencie ewentualnego nieporozumienia. 

Zwykle wcześniej przesyłam klientowi treść umowy do wglądu, a następnie umawiam się na spotkanie by wyjaśnić wszystkie istotne punkty, a także odpowiedzieć na pytania które się pojawiły. Podczas spotkania wyjaśniam etapy pracy, tak aby było jasne, co w którym momencie klient otrzyma i ewentualnie kiedy może planować kolejne działania (ekipę, zakupy itp.). Dalej rozmawiamy o terminach: ze swojej strony staram się uwzględnić potrzeby klienta, mając jednak na uwadze moje tempo pracy. Kluczowym punktem jest omówienie ilości poprawek, i wyjaśnienie w jakim czasie powinny zostać zgłoszone. To pozwala na zachowanie ciągłości pracy, i dotrzymanie terminu realizacji projektu, na którą się umówiliśmy.

3. WYWIAD 

Kolejnym istotnym elementem sprawnie przeprowadzonego projektu, jest dłuższa rozmowa na temat wnętrza. Omówienie jego funkcji oraz stylu.  

Aby o niczym nie zapomnieć, mam przygotowany plik tekstowy, w którym mam kilkanaście pytań o wyposażenie poszczególnych pomieszczeń w domu, m. in.: rodzaj posadzki, wyposażenie łazienek, rodzaj mebli w części dziennej, dodatkowe sprzęty jak odkurzacz centralny czy klimatyzację. Gotowy plik wysyłam klientowi, z prośbą o zaznaczenie kolorem wybranego wyposażenia, lub uzupełnienie listy o te, które nie pojawiły się w zestawieniu. Mając te informacje w jednym miejscu, mogę nie tylko z łatwością do nich wrócić, ale również upewnić się czy pytałam np. o ogrzewanie podłogowe w łazience. 

Z kolei mówiąc o stylu, proszę inwestora o przygotowanie inspiracji oddających klimat i charakter wnętrza. Może to być kilka, kilkanaście zdjęć lub moodboard utworzony na Pinterest. Forma nie ma większego znaczenia, o ile tylko pokazuje kierunek w jakim idziemy.

4. PROWADZENIE PROJEKTU

Projekt który realizuję dla swoich klientów jest podzielony na trzy etapy: projekt koncepcyjny, wizualizacje oraz projekt wykonawczy.

Etap I koncepcja
Na projekt koncepcyjny (pokazujący podział wnętrza i jego funkcje), przeznaczam od 2 do 3 tygodni. To jest wystarczający czas aby zastanowić się nad różnymi rozwiązaniami i przygotować finalną wersję. Zazwyczaj pokazuję jeden najlepszy projekt, jeśli przestrzeń na to pozwoli – to dwie różne.

Następnie przedstawiam klientowi moją propozycję, i czekam na informacje zwrotne dotyczące ewentualnych zmian. Zdarza się, że w sytuacji kiedy mam dwie ciekawe wersje wnętrza, wraz z klientem tworzymy trzecią, łączącą rozwiązania dwóch poprzednich.

Etap II wizualizacja
Wizualizacja powstaje na bazie wybranego i dopracowanego projektu koncepcyjnego. Ponieważ w tym etapie wchodzimy już w kolory, materiały i przestrzeń 3D, bardzo ważny jest proces przygotowania do wizualizacji – zbieranie materiałów, kolorystyki i konkretnych modeli mebli, które pojawią się w wizualizacji. 

Samą wizualizację przygotowuję we współpracy z zewnętrznym grafikiem, dlatego ten etap jest prawie 2 razy dłuższy od poprzedniego – przeznaczam na niego od 4 do 6 tygodni. Z jednej strony jest bardziej czasochłonny, z drugiej, mogę trafić na „kolejkę” u grafika, który współpracuje również z innymi pracowniami i ma w chwili obecnej inny projekt na stanie. 

Po otrzymaniu gotowych wizualizacji od grafika, przesyłam całość klientowi do wglądu. Jeśli są elementy do poprawy, to zbieram wszystkie uwagi tak, aby przesłać je grafikowi. Jeśli nie ma żadnych uwag, co lubię najbardziej, to zamykamy etap wizualizacji. 

Etap III projekt wykonawczy 
To ostatni etap projektu, który następuje po akceptacji wizualizacji. Projekt wykonawczy, to nic innego jak instrukcja obsługi dla inwestora oraz ekipy budowlanej. Oprócz rysunków, inwestor otrzymuje również listę materiałów i wyposażenia, która określa co, w jakiej ilości i gdzie może zakupić.

Sama często biorę udział w procesie zakupu, wysyłając do sklepów listę produktów z określonego działu (np. łazienki), z prośbą o ofertę. To pozwala zaoszczędzić czas, gdyż całe zamówienie można zamknąć w jednym miejscu i jedną płatnością.

W moim eBooku oprócz informacji biznesowych, pokazałam prowadzenie projektu krok po kroku, wraz z rysunkami technicznymi. Więcej informacji możesz przeczytać TUTAJ

SŁOWO O BUDŻECIE PROJEKTU

Kiedy pracuję nad projektem wnętrza, nie biorę pod uwagi pracy nad budżetem z rozpisaniem ceny każdego elementu. Nie ukrywam że jest to dość żmudna i wymagająca praca, której nie jestem w stanie zrealizować pracując sama.
Mimo wszystko, staram się temat pieniędzy rozwiązywać w następujący sposób: rozmawiamy z klientem o orientacyjnych kwotach na poszczególne pomieszczenia w domu. Znając je, jesteśmy w stanie pod te kwoty planować wyposażenie poprzez przygotowywanie ofert. Innymi słowy mówiąc, kiedy planujemy wyposażenie wcześniej wspomnianej łazienki, określamy wszystkie materiały (ceramikę i armaturę), a następnie zwracam się do sklepu z prośbą o przygotowanie wyceny. Jeśli wartość na fakturze proforma przekracza wstępnie ustaloną kwotę, szukamy zamiennika na jeden lub kilka produktów, tak aby suma, była zbliżona do wstępnych ustaleń.

Takie działanie pozwala klientowi mieć kontrolę nad wydatkami, co tak naprawdę jest istotą tworzenia budżetu.

TO JEST MÓJ SPOSÓB PRACY

Zdaję sobie sprawę, że ile pracowni, tyle wypracowanych systemów współpracy z klientem i prowadzeniem projektu. Ten, który tu przedstawiłam jest moim, wypracowanym na przestrzeni lat i ilości przygotowanych projektów. 

Kiedy utknę w martwym punkcie, to rozkładam temat na czynniki pierwsze i zastanawiam się co zatrzymało pracę? Często jest to brak jakiejś decyzji lub informacji, którą nie do końca wiem, gdzie uzyskać. Czasami jest to zastój w mojej głowie, spowodowany brakiem pomysłu na dane pomieszczenie. Wtedy, jest to sygnał że powinnam wrócić na moment do inspiracji, bo to one otwierają mi w głowie te wszystkie szufladki, które gdzieś w toku pracy zostały pozamykane. 

Tak jak wspominałam na początku, projekt wnętrza to duży temat, który jest uzależniony od wielu czynników, i w którym bierze udział wiele osób na różnych etapach. Najlepszym sposobem na sprawne prowadzenie projektu, jest udoskonalanie swojego procesu pracy. 

Jak? Wystarczy że zaczniemy wyciągać wnioski.